Team-Kalender und Besichtigungen zentral koordinieren

Mit zwölf Maklerinnen und Maklern und über fünfzig Besichtigungen pro Woche wird die Koordination zur Daueraufgabe. Wer ist für welches Objekt zuständig? Wo sind noch Slots frei? Wer springt ein, wenn jemand krank wird? In verteilten Einzelkalendern und Excel-Listen geht der Überblick schnell verloren.

So löst timum das

timum bündelt alle Objekte und Termine in einem Alles-in-einem-Kalender. Jede Immobilie wird einem Ansprechpartner zugeordnet, der die Buchungsbenachrichtigungen erhält. Ihre Büroleitung sieht in der Gesamtansicht jeden Termin über alle Objekte und Mitarbeitenden hinweg – und kann bei Ausfällen sofort umdisponieren.

• Ein gemeinsamer Kalender für das ganze Team statt verstreuter Einzellösungen.
• Ansprechpartner pro Objekt – Benachrichtigungen landen bei der richtigen Person.
• Anbindung an Outlook/Office 365 und Ihr CRM wie onOffice, ohne doppelte Pflege.

Was zwölf Mitarbeitende kosten

Nichts. Benutzer sind in jedem Tarif kostenlos und in unbegrenzter Zahl – bezahlt wird, was buchbar ist, nicht, wer mitarbeitet. Ein Ticket aktiviert ein Objekt für 30 Tage mit unbegrenzt vielen Terminen (Preise).

Das ist der Punkt, an dem sich timum von Terminplanern unterscheidet, die pro Nutzer abrechnen: Ihr Kalenderbedarf wächst mit den Objekten im Vertrieb, nicht mit der Teamgröße. Sie können außerdem beliebig viele Kalender je Account anlegen – je Standort, Team oder Projekt einer, mit eigenen Ressourcen und eigenen Benutzern (Team-Kalender, weitere Kalender anlegen).

Je Mitglied legen Sie fest, ob es alle Objekte des Kalenders sieht oder nur eine Auswahl, und wer Einstellungen und Tarife ändern darf (Mitarbeiterverwaltung, Benutzer und Rollen).

Wer welche E-Mail bekommt

Jede Ressource hat einen Ressourcen-Kontakt. Diese Person erhält automatisch alle E-Mails zu diesem Objekt – ohne Verteilerliste, ohne Weiterleitungsregel. Was Kunden als Kontaktdaten sehen, steuert daneben das Kontaktprofil der zuständigen Person.

Läuft Ihre Terminkoordination über eine zentrale Stelle, stellen Sie unter Einstellungen → Prozess-Vorgaben die Kontaktfelder auf „Kalender" statt „Kontaktperson": Dann zeigt timum in allen Terminen die Kontaktdaten des Anbieter-Kalenders, unabhängig davon, wer das Objekt betreut (Kontaktdaten anpassen).

Urlaub, Krankheit, Wochenenddienst

Es gibt in timum keine Abwesenheitsverwaltung – und Sie brauchen auch keine. Vertretung entsteht aus drei Dingen, die ohnehin laufen:

1. Die Abwesenheit blockt sich selbst. Urlaub tragen Sie wie gewohnt in Outlook, Google oder Apple Kalender ein; timum nimmt diese Zeiten automatisch aus dem Angebot (Kalender-Synchronisation).
2. Die Zuständigkeit zieht um. Sie stellen den Ressourcen-Kontakt des Objekts für die Dauer der Abwesenheit auf die vertretende Person um. Buchungslink und Objekt bleiben unverändert – Interessenten merken nichts, und die Benachrichtigungen gehen ab sofort an die Vertretung.
3. Jemand bleibt buchbar. Sind Kolleginnen und Kollegen als alternative Ressourcen in einem gemeinsamen Widget eingebunden, wählen Interessenten den Zeitpunkt und timum ordnet die Person zu, die frei ist (Gemeinsame Terminübersicht).

Was aus Outlook und dem CRM kommt

Objekte und Mitarbeitende importieren Sie aus onOffice, FLOWFACT oder PropStack, gebuchte Termine fließen als Termin zurück (CRM-Integration, Schnittstelle zu CRM-Systemen). In den PROFESSIONAL-Tarifen blocken auch CRM-Termine die buchbaren Zeiten (Echtzeit-Verfügbarkeit) – je mehr timum über Ihre Termine weiß, desto verlässlicher ist, was Interessenten angeboten bekommen.

Relevante Funktionen

• All-in-One-Kalender
• Team-Kalender
• Mitarbeiterverwaltung
• CRM-Integration

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Bringen Sie Ihr Team in einen Kalender. Kostenlos testen und die Terminkoordination Ihres Büros zentralisieren.